L’evoluzione tecnologica degli ultimi anni ha cambiato il modo di lavorare all’interno degli uffici. Un tempo era la carta a farla da padrone, mentre oggi assistiamo a una progressiva digitalizzazione che ha trasformato il volto degli uffici stessi.
Basta pensare alla possibilità di lavorare da remoto, che riduce il numero di persone che sono presenti in un ufficio nello stesso momento. In più non va dimenticato che ciò che un tempo veniva fatto a mano oggi si può eseguire al computer, con software pronti ad automatizzare un gran numero di processi, riducendo il rischio di errori.
Quali sono le principali conseguenze della digitalizzazione? In che modo il mondo degli uffici si sta adattando a queste novità?
Computer e software
Oggi su ogni scrivania c’è un computer, che permette ai dipendenti di eseguire la maggior parte dei loro compiti. Nel farlo sono aiutati da software all’avanguardia, che spesso consentono anche di automatizzare alcune operazioni. Ad esempio ci sono software che effettuano in autonomia tutti i calcoli, basandosi direttamente sui dati inseriti dall’utente.
L’automatizzazione è un aspetto da non sottovalutare. Un tempo, quando bisognava inserire manualmente tutti i dati e effettuare singolarmente ogni calcolo, la possibilità di commettere un errore era abbastanza alta. Servivano attenzione e tempo per eseguire il lavoro in maniera precisa. Con i mezzi attuali, al contrario, si evita di dare al dipendente un simile peso mentale. Il computer esegue le operazioni ripetitive in maniera automatica, lasciando la persona libera di occuparsi di compiti più impegnativi e che richiedono la presenza umana.
I benefici del lavoro da remoto
Negli ultimi anni si sono moltiplicate le aziende che permettono di lavorare da remoto. Fino a qualche anno fa si trattava di una soluzione che poteva avere dei limiti, legati soprattutto alla tecnologia. Al contrario oggi i dispositivi elettronici e le connessioni internet consentono di lavorare da remoto senza che si noti nessuna differenza.
Ci sono sia imprese che propongono soluzioni full remote, sia aziende che preferiscono un modello ibrido, con alcuni giorni in presenza e altri da remoto. Tutto ciò sta cambiando il volto degli uffici: oggi ci sono molte meno persone in queste attività. Quali sono i benefici?
Per le aziende un grande vantaggio è quello di non avere più bisogno di locali enormi. Là dove un tempo servivano dieci scrivanie oggi potrebbero bastarne cinque o sei. Basta alternare i giorni in sede e da remoto dei dipendenti, evitando di farli venire in ufficio tutti nello stesso giorno.
Per i dipendenti lavorare da remoto può ridurre lo stress, favorendo una maggiore produttività.
La carta serve ancora
Con i computer si riesce a consumare meno carta, ma ci sono alcune situazioni in cui è essenziale avere a disposizione una scorta di prodotti da ufficio tradizionali. Per questo è importante acquistare da shop come www.ufficiodiscount.it tutto ciò che può servire: risme di carta, penne, matite e tanti altri articoli di cancelleria.
Non è raro che alcuni dei documenti più importanti vengano stampati, per poi essere conservati nel proprio archivio. Si possono anche stampare copie cartacee dei documenti da dare ai clienti. In più in molti uffici si preferisce far firmare al cliente delle copie fisiche, al posto dei documenti digitali.
